AX가 처음이라면, 무엇부터 바꿔야 할까

석식 메뉴를 안내하고, 신청을 받고, 마감 뒤 수량을 셉니다. 중간에 바꾸거나 취소한 사람이 있으면 다시 확인합니다. 제가 공개한 석식 주문 프로젝트도 이런 일에서 출발했습니다. 메뉴를 고르는 투표뿐 아니라 그 뒤의 변경, 집계, 수령까지 이어져야 하는 일이었습니다.

AI를 업무에 써보고 싶지만 어디서 시작해야 할지 모르겠다면, 저는 이런 장면을 먼저 살펴보면 좋겠습니다. 거창한 과제를 새로 찾기보다 이미 하고 있는 일 중에서 자꾸 손이 가는 부분을 보는 것입니다.

도구를 받은 다음, 무엇이 달라져야 할까

AX는 AI Transformation의 줄임말로, AI를 활용해 일하는 방식을 바꾸는 것을 뜻합니다. 처음 시도하는 실무자나 팀 리더에게는 이 말도 조금 멀게 느껴질 수 있습니다. 유료 계정을 받고 교육을 들었는데, 다음 날에는 무엇을 다르게 해야 할까요?

저는 반복되는 일을 만났을 때 질문 하나가 달라지는 데서 시작한다고 생각합니다. 이전에 했던 대로 처리하기 전에, 이 일에 필요한 정보와 판단, 확인 과정을 적어보는 것입니다. 그리고 그중 어디를 도구가 도울 수 있는지 살펴봅니다.

계정을 지급하는 것은 준비입니다. 실제로 바뀌어야 하는 것은 요청을 받는 방법, 결과를 만드는 순서, 맞게 처리했는지 확인하는 방식입니다. AI에게 질문을 많이 했더라도 이 흐름이 그대로라면, 아직 바꿔볼 부분이 남아 있는 셈입니다.

작은 불편에도 앞뒤의 일이 있습니다

석식 주문 시스템에서는 신청이 바뀌거나 취소됐을 때 이를 추적하고, 최종 수량을 집계하는 문제가 있었습니다. 공개한 시스템은 메뉴 선택부터 수령 확인까지 연결하지만 발주는 제외합니다. 한 업무 안에서도 어디까지 도구가 처리하는지 경계가 있습니다.

주차 등록 자동화 역시 차량번호를 입력하는 동작만으로 설명하기는 어렵습니다. 요청을 받고, 관리자 페이지에 등록하고, 그 결과를 요청한 사람에게 알려주는 과정이 이어져야 했습니다.

이 사례에서 제가 먼저 봤으면 하는 것은 사용한 도구보다 업무의 앞뒤입니다. 무엇을 받으면 시작할 수 있고, 어떤 상태가 되어야 끝난 것일까요? 그 사이에서 사람이 반복해서 옮기거나 확인하는 부분은 어디일까요?

작은 업무라고 처음부터 끝까지 맡겨도 된다는 뜻은 아닙니다. 첫 실험에서는 전체 흐름을 적은 뒤, 그중 결과를 확인하기 쉬운 한 부분만 골라도 됩니다.

처음 바꿀 업무를 고르는 네 가지 기준

저라면 후보 업무를 놓고 다음 네 가지를 확인하겠습니다.

• 반복 빈도: 이번 주에도 다시 할 일인가요? 자주 반복되면 이전 방식과 새 방식을 비교할 기회도 생깁니다.
• 결과의 명확성: 무엇이 나와야 완료인지 설명할 수 있나요? “보고서를 잘 써줘”보다 “주어진 항목을 빠짐없이 표로 정리해줘”가 확인하기 쉽습니다.
• 실패 위험: 틀렸을 때 누가 영향을 받고, 되돌릴 수 있나요? 처음에는 발송이나 등록을 바로 실행하기보다 사람이 검토할 초안을 만드는 범위가 적절할 수 있습니다.
• 필요 정보: 일을 하려면 어떤 자료가 필요한가요? 그 자료를 사용할 권한이 있고, 선택한 도구에 넣어도 되는지 확인할 수 있어야 합니다. 처음 연습할 때는 가상의 자료로 흐름부터 살펴봐도 됩니다.

네 가지를 적기 어렵다면 도구를 고르기 전에 업무를 조금 더 나눠보면 좋겠습니다. “우리 팀 보고서 자동화”가 너무 크다면, “공유 가능한 메모에서 정해진 항목을 뽑아 초안 만들기”까지 좁혀보는 식입니다.

내 실험이 팀의 방식이 되려면

혼자 한 번 잘된 것과 팀이 계속 쓸 수 있는 것은 다릅니다. 내가 알고 있어서 생략한 설명을 동료도 알고 있을까요? 자료가 빠졌거나 결과가 이상할 때, 다음 사람이 어떻게 해야 하는지 알 수 있을까요?

개인의 실험을 공유할 때는 잘 나온 결과물과 함께 시작에 필요한 자료, 처리 순서, 사람이 확인할 항목을 남기면 좋겠습니다. 잘되지 않은 경우도 같이 적어야 합니다. 다른 사람이 같은 설명으로 시도해보고, 막힌 부분을 함께 고치는 과정이 필요합니다.

팀 리더라면 교육을 마련하는 데 더해 실제 업무로 시도할 시간을 잡아줄 수 있습니다. 누가 결과를 확인할지, 문제가 생기면 누구에게 알릴지 정하고, 다음 사용 뒤에 다시 살펴보는 시간을 두는 것입니다. 팀의 방식으로 자리 잡는지는 이런 반복 속에서 확인해야 한다고 생각합니다.

시작할 때 피하고 싶은 세 가지

첫째는 교육 한 번으로 끝났다고 보는 것입니다. 교육에서 이해한 내용을 자기 업무에 적용해보는 시간은 따로 필요합니다. 시도할 일과 다시 확인할 날짜가 없으면 배운 내용을 써볼 기회도 놓치기 쉽습니다.

둘째는 도구부터 고르는 것입니다. 무엇을 바꾸려는지 정하지 않은 상태에서는 기능이 많다는 이유로 선택하게 됩니다. 먼저 업무의 시작과 끝을 적고, 필요한 기능을 그다음에 살펴보면 좋겠습니다.

셋째는 검증 없이 맡기는 것입니다. 결과가 그럴듯해도 원래 자료와 대조해야 합니다. 빠진 항목은 없는지, 사람이 판단해야 할 내용을 임의로 채우지는 않았는지 확인할 기준을 먼저 정해야 합니다. 확인할 수 없는 단계까지 한꺼번에 넓히지 않는 편이 좋겠습니다.

이번 주에는 한 업무만 골라보세요

이번 주에 반복할 일 하나를 적어보면 좋겠습니다. 그 아래에 필요한 자료, 나와야 할 결과, 사람이 확인할 부분을 각각 한 줄씩 씁니다. 그리고 네 가지 기준으로 살펴본 뒤, 작게 시험할 범위를 정합니다.

공유해도 되는 자료나 가상의 자료로 초안을 만들어보고, 기존 방식으로 만든 결과와 대조해보세요. 무엇이 빠졌는지, 설명을 어디서 보태야 했는지 적으면 됩니다. 잘됐다면 동료 한 명에게 같은 설명으로 시도해달라고 부탁해볼 수 있습니다.

첫 시도에서 팀 전체의 방식을 바꿀 필요는 없습니다. 다음번 같은 일을 할 때 무엇을 다르게 해볼지 하나 정할 수 있다면, 그 지점에서 이어가면 됩니다.

이어서 읽기

조직 안에서 이 시도를 계속 이어가는 문제는 AX, 어떻게 해야 성공할까?에서 조금 더 다뤘습니다. 업무를 실제로 어떤 흐름으로 연결했는지 궁금하다면 사내 석식 주문 시스템과 사내 주차등록 자동화의 공개 기록을 함께 읽어보셔도 좋겠습니다.